電子メールは手紙のイメージで使おう!

電子メールを送るときは件名と名前が必要なことを表現した図 情報リテラシー

大学で電子メールを使うとき:情報リテラシー

チャット形式で連絡を取り合うことが増えてきたため、電子メールを使わなければならなくなったとき緊張しますね。チャットは文字通り「おしゃべり」ですが、電子メールは「メール」、つまり、「手紙」です。大学の事務や教員に連絡するときは、一般的に、電子メールを使用することが多いですから、LINEなどのチャットとは使い方が異なることに注意しましょう。

おしゃべりと、手紙では、書き方が違います!

そういえば、大学名の入ったメールアドレスを作ったよ!

ドメイン(@マークより後ろの部分)に大学名が入ったメールアドレスは、大学が、大学に所属している人のために用意したアドレスです。大学指定のメールアドレスをもっている人は、大学関係者にメールを送るとき、それを利用することをお勧めします。ドメイン名に大学名が入ったアドレスを使うと、その大学の関係者であることを相手に伝えることができるからです。

大学名の入ったメールアドレスであれば、少々、謎めいたメールを送ってしまっても迷惑メール扱いされにくいかも…

手紙などのマナーと同じように、電子メールにもマナーはありますが、ここでは、まず、電子メールを使うときの基本の基を説明します。

電子メールの基本の基

電子メールを送るときは、どのような要件のメールか、また、差出人が誰であるかが受取人にわかるように書きましょう。特に、大学の事務や教員など、毎日、メールが大量に送られてくる人には、件名に要件を書き、メール本文に差出人の名前を書いてあげましょう。

電子メールを送るときは件名と名前が必要なことを表現した図

要件を教えてあげよう!

チャット形式のやりとりに慣れていると、要件の重要性に気づきにくいかもしれません。でも、電子メールを使うときは、受取人に対して、まず、どのような要件のメールであるか教えてあげます。

要件?

電子メールの件名の部分に、メールの要件を簡潔に書きます。メールを受け取った人は、電子メールの件名(要件)を見てから、メール本文を開けるからです。

電子メールを送るときに件名を書くことが必要であることを示した図

そのため、件名に何も書かれていないメールを受け取ると「???」状態になってしまいます。

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自分の名前を教えてあげよう!

電子メールでは、メール本文に自分の名前を書きましょう。電子メールは手紙のようなものですから、封筒から取り出して中身を読んでいるとき、そこに名前が書いてある方がいいです。

手紙を読むとき、便箋に名前が書いてある方がわかりやすいですよね!

電子メールを送るときに名前を書くことが必要であることを示した図

名前を書く場所や書き方などは、そのときに所属している組織の慣習にしたがいましょう。とにかく、メール本文のどこかに自分の名前を書いておくことが大切です。

メールに書かれている内容に不備があっても、どこの誰から送られてきたメールかわかれば、差出人に確認できます!

おまけ:@記号の後ろにあるドメイン名でわかること

メールアドレスは、@記号の前にあるユーザー名と@記号の後ろにあるドメイン名で構成されます。

メールアドレスが #####@※※※※※ であれば

##### の部分がユーザー名、 ※※※※※ の部分がドメイン名

一般的に、ユーザー名は自分で決めます。そのため、ユーザー名は大事にされますが、@記号より後ろのドメイン部分の重要性を忘れがちです。でも、ドメイン名にも重要な情報が含まれています。たとえば、ドメイン名に大学名が入っていれば、その大学の関係者であることがわかります。

ドメイン名で差出人の所属先がわかったりするんだ!

また、docomoやezweb(au)、softbankなどの文字がドメイン名に含まれていると、その携帯会社のユーザーから送られてきた携帯メール(キャリアメール)だろうと推察できます。

パソコンから携帯メールに返信すると、受信拒否されることがあります。そのため、返信する時に注意する必要があるのです。

さらに、gmailのようなフリーアドレスが普及し、フリーアドレスを使って電子メールを送る人が増えました。でも、迷惑メールも多いため、フリーアドレスのメールを開けるときは、少し警戒する必要があります。

フリーアドレスの方が便利なときもあるから、うまく、使い分けるといいね!

ドメイン名を確認したり、複数のメールアドレスを使い分けたりするなどができるようになると、電子メールに関する情報リテラシー度は、かなりアップしたことになりますね!


まとめ

チャット形式で連絡を取り合うことに慣れてしまうと、電子メールを使わなければならなくなったとき緊張します。でも、大学の事務や教員に連絡するときは電子メールを使いましょう。電子メールは手紙のイメージに近く、マナーが必要な面はあります。そのため、電子メールを送るときには少し緊張しますが、取りあえず、どのような要件でメールをしたのか、差し出し人は誰か、この2点は書くようにしましょう。

電子メールの使い方を身につけておくと、社会人になってから役立ちますよ。


電子メールの使い方に関するマナーはたくさんあります。でも、大事なことは、メールを使って伝えなければならないことを相手にきちんと伝えることです。マナーにこだわりすぎると、本当に伝えたいことが相手に伝わりにくくなってしまいますから、ほどほどに!

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