大学に入って電子メールを使うとき:件名、名前、ドメイン

電子メールを送るときは件名と名前が必要なことを表現した図 情報リテラシー

電子メールは手紙のイメージで使おう!

誰かと連絡を取るとき、チャット形式でやりとりすることが多くなりました。そのため、電子メールを使う機会が減っています。ただし、チャットは文字通り「おしゃべり」で、電子メールは「メール」、つまり、「手紙」ですから、大学の事務や教員とやりとりするときには、まだ、電子メールを使うことも多いです。電子メールの使い方にも慣れておきましょう。

そういえば、大学名の入ったメールアドレスをもってる!

電子メールは、チャットと、使い方が少し異なります

大学指定のメールアドレスをもっている人は、大学関係者にメールを送るとき、そのメールアドレスを使うことをお勧めします。ドメイン(@マークより後ろの部分)に大学名が入ったアドレスを使うと、その大学の関係者であることを相手に伝えることができるからです。

大学名の入ったメールアドレスであれば、少々、謎めいたメールを送ってしまっても迷惑メール扱いされにくいかも…

手紙などのマナーと同じように、電子メールにもいろいろとマナーがあります。ここでは、まず、電子メールを使うときの基本の基を説明します。

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電子メールの基本の基

電子メールを送るときは、どのような要件のメールか、また、差出人が誰であるかが受取人にわかるように書きましょう。特に、大学の事務や教員など、毎日、メールが大量に送られてくる人には、件名に要件を書き、メール本文に差出人の名前を書いてあげましょう。

電子メールを送るときは件名と名前が必要なことを表現した図

件名に要件を書いてあげよう!

チャット形式のやりとりに慣れていると、件名の重要性に気づきにくいかもしれません。でも、電子メールを使うときは、受取人に対して、どのような要件のメールか件名に書いて教えてあげましょう。

要件?

電子メールの件名の部分に、メールの要件を簡潔に書きます。メールを受け取った人は、電子メールの件名(要件)を見てから、メール本文を開けます。

電子メールを送るときに件名を書くことが必要であることを示した図

件名に何も書かれていないメールは「???」状態のメールです。迷惑メール扱いされてしまうかもしれません。

自分の名前を教えてあげよう!

電子メールでは、メール本文に自分の名前を書きましょう。電子メールは手紙のようなものですから、封筒から取り出して中身を読んでいるとき、そこに名前が書いてある方がわかりやすいです。

手紙を読むとき、便箋に名前が書いてある方がわかりやすいですよね!

電子メールを送るときに名前を書くことが必要であることを示した図

名前を書く場所や書き方などは、そのときに所属している組織の慣習にしたがいましょう。とにかく、メール本文のどこかに自分の名前を書いておきます。

メールに書かれている内容に不備があっても、どこの誰から送られてきたメールかわかれば、差出人に確認できます!

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@記号の後ろにあるドメイン名でわかること

メールアドレスは、@記号の前にあるユーザー名と@記号の後ろにあるドメイン名で構成されます。

メールアドレスが #####@※※※※※ であれば

##### の部分がユーザー名、 ※※※※※ の部分がドメイン名

一般的に、ユーザー名は自分で決めます。そのため、ユーザー名が大事にされ、@記号より後ろのドメイン部分の重要性を忘れがちです。でも、ドメイン名にも重要な情報が含まれています。たとえば、ドメイン名に大学名が入っていれば、その大学の関係者であることがわかります。

ドメイン名で差出人の所属先がわかったりするんだ!

また、docomoやezweb(au)、softbankなどの文字がドメイン名に含まれていると、その携帯会社のユーザーから送られてきた携帯メール(キャリアメール)だろうと推察できます。

パソコンから携帯メールに返信すると受信拒否されることがあるので、キャリアメールには注意する必要があるのです。

さらに、gmailのようなフリーアドレスが普及し、フリーアドレスを使った電子メールが増えました。でも、迷惑メールも多いため、フリーアドレスのメールを開けるときは少し警戒する必要があります。

フリーアドレスは便利なときもあるから、うまく、使い分けることができるといいね!

電子メールを使いこなすには、ドメイン名を確認したり、複数のメールアドレスを使い分けることをお勧めします。


まとめ

チャット形式で連絡を取り合うことに慣れてしまうと、電子メールを使わなければならなくなったときに緊張します。でも、大学の事務や教員に連絡するときには電子メールを使い、電子メールの使い方に慣れておきましょう。ビジネス場面では、まだ、電子メールが使われることが多いからです。

取りあえず、件名に要件を書き、メール本文に自分の名前を書くことは忘れないように!


電子メールの使い方に関するマナーはたくさんあります。でも、大事なことは、メールを使って伝えなければならないことを相手にきちんと伝えることです。マナーにこだわりすぎると、本当に伝えたいことが相手に伝わりにくくなってしまいますから、ほどほどに!

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