エクセルで描画したグラフをパワーポイントでアレンジ!

SMAPの全シングル曲の売上を示した棒グラフ 表・グラフ

エクセルで描画したグラフをパワーポイントでアレンジ!

文字を連ねて長々説明するよりも、図を描いて説明した方が、一目瞭然でわかりやすくなります。伝えたい何かがあるときは、積極的に図を活用していきましょう。

ここでは、ExcelとPowerPointを使いながら、以下のような図を描いていきます。

SMAPの全シングル曲の売上を示した棒グラフ

(データはオリコンランキングを使用)

 

Excelで基本となる棒グラフを描画し、その後、ExcelとPowerPointを使って、グラフに手を加えていきます。

SMAPファンなの?

はい!

以下、ExcelとPowerPoint(Microsoft Office for Mac 2011)を使って描画していきます


棒グラフで伝えたいこと

図を描くときには必ず

何を伝えたくて図を描くのか!

を意識しましょう。なんとなく図を描き始めてしまうと、最終的に、なんとなくの図しか描くことができません。明確な目的をもって図を描くように注意しましょう。

ここでは、グラフを描く目的を以下の3点とします。

① SMAPの「世界に一つだけの花」のCD売上げは突出している!
② SMAPのメンバーは6人から5人に減ったが、そのときCDの売上げは特に変化していない!
③ SMAPは1991年から2000年の10年間に発売したCDは多いが、2001年から2010年は一気に減少する!

この描画目的を意識しながら、ExcelとPowerPointで図を描いていきます。


Excelで描いた棒グラフを加工していく

基本となる棒グラフをExcelで描画したら、その棒グラフに手を加えていきます。

ここでは「① SMAPの「世界に一つだけの花」のCD売上げは突出している!」ことが伝わるよう、グラフに手を加えていきましょう。

① SMAPの「世界に一つだけの花」のCD売上げは突出している!

1. 「世界に一つだけの花」の要素だけ別の色に変更する

棒グラフの色を変える方法
Excelの[データ系列の書式設定]を使って塗りつぶし色を変更!

2. 棒グラフの幅を拡大する
棒の幅が細いと貧相なイメージになりますから、棒グラフの幅を拡大します。

SMAPの全シングル曲の売上を示した棒グラフ

 

棒グラフの幅を広げる方法
[データ系列の書式設定]のオプションを使って
グラフの幅を広げる →  グラフ同士の間隔を狭める

このとき、数値の増減のイメージが棒グラフの幅の増減と逆になることに注意しましょう。

数値を小さくすると隣接するグラフ同士の間隔が狭くなりますから、棒グラフ自体の幅は広がります。逆に、数値を大きくすると隣接するグラフ同士の間隔が広くなり、棒グラフ自体の幅は狭まります。

ここでは、[データ系列の書式設定]のオプションで、150%を50%に変更しました。

データ系列の書式設定の変更箇所を示した図 エクセル

これで「① SMAPの「世界に一つだけの花」のCD売上げは突出している!」グラフが描けました。

SMAPの全シングル曲の売上を示した棒グラフ

これ以降は、ExcelではなくPowerPointを使って加工していきます。ExcelとPowerPoint、それぞれのソフトウェアの得意分野をうまく使い分けていきましょう。


PowerPointで棒グラフに手を加えていく

まず、Excelで描いたグラフをPowerPointにコピー&ペーストします。

次に「② SMAPのメンバーは6人から5人に減ったが、そのときCDの売上げは特に変化してない!」ことが伝わりやすくなるよう、グラフに手を加えていきます。

② SMAPのメンバーは6人から5人に減ったが、そのときCDの売上げは特に変化していない!

具体的には、上の棒グラフに背景をつける作業となります。

・ いつ、SMAPメンバーが6人から5人に減ったかがわかりやすくなるよう、6人時代と5人時代の背景色を分ける

四角を描く
描いた四角の配置を再背面に移動する

これだけです。

なんか、簡単すぎる…

簡単すぎるので、もう少し手を加えます。

・ グラフの上部に ←→ を描き、そこに「6人時代」と「5人時代」とテキストで説明を加える

SMAPの全シングル曲の売上を示した棒グラフを背景色で区分け

 

次は「③ SMAPは1991年から2000年の10年間に発売したCDは多いが、2001年から2010年は一気に減少する!」ことが伝わりやすくなるよう、グラフに手を加えていきます。

③ SMAPは1991年から2000年の10年間に発売したCDは多いが、2001年から2010年は一気に減少する!

・ グラフの下部を使って、1991年から2000年の10年間に発売したCDは多いが、2001年から2010年は一気に減少!したことを説明する

発売されたCDシングルの曲数を、←→  の幅の長短で表現
1991年~2000年
2001年~2010年
という同じ10年間にもかかわらず、←→  の幅が違うことにより、発売されたCDシングルの曲数の多少を 、←→ の幅の長短で表現

 

ここまでできたら、①が伝わりやすくなるように手を加えた棒グラフと、②、③が伝わりやすくなるように手を加えた背景を重ね合わせます。

 

SMAPの全シングル曲の売上を示した棒グラフ

これで、終了です。

上の図を使えば

① SMAPの「世界に一つだけの花」のCD売上げは突出している!
② SMAPのメンバーは6人から5人に減ったが、そのときCDの売上げは特に変化していない!
③ SMAPは1991年から2000年の10年間に発売したCDは多いが、2001年から2010年は一気に減少する!

という内容が、言葉だけを使って長々説明するよりもわかりやすくなるのではないでしょうか?

 


まとめ

文字を連ねて長々説明するよりも、図を描いて説明した方が伝えたい内容が伝わりやすくなります。伝えたい何かがあるときは、積極的に図を活用しましょう。

Excelでグラフ描画したときは、PowerPointを使ってグラフに必要な情報を書き加えていくと、伝わりやすい図ができます。ExcelとPowerPointを適宜使い分けて、伝えたいことが伝わる図を描くことをお勧めします!


 

「SMAP30周年、おめでとう!」ってことで、伝わる人にはこれで伝わるかなぁ?

 

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