論文や発表の場で使用する表の体裁を整えるコツ!

平均点との差と前回の得点との差 2つの表 表・グラフ

パワーポイントを使って表の体裁を整える

研究論文や研究発表の場で数字を扱うときは、積極的に表を活用しましょう。文章で説明するよりも表を使って説明する方がわかりやすいです。

表といえば、エクセルだね!

Excelは表計算ソフトですから、簡単に表を作成することができます。とはいえ、Excelの本業は、セルに入力した数字を使ってアレコレ計算することです。表の体裁を整えるためにExcelのセルをいじってしまうと、計算自体はしにくくなるケースが多いです。

そのため、表を研究論文や研究発表の場で使うときは、PowerPointの使用をお勧めします。ExcelからPowerPointに必要部分をコピー&ペーストしてから、表の体裁を整えていきます。PowerPointはプレゼンテーションをするために作られたソフトですから、表の見栄えを整える作業に向いています。

研究論文や研究発表の場で利用する表を作成するときは、ExcelとPowerPointを、適宜、使い分けることをお勧めします。


計算はExcelで!

以下のような、教科別得点データがExcel上にあると仮定します(架空データです)。

得点の表

この段階では、表の見出しは簡易的なもので構いません。

ここでは、上のデータを使って、以下の内容を伝えるための表を作成すると仮定します。

① 自分が伝えたい内容は、今回の得点と平均点との差である
② 自分が伝えたい内容は、今回の得点と前回の得点との差である

まずは、Excelを使って ①の平均点との差、②の前回の得点との差 を計算します。

得点の差を計算した後の表

とにかく、Excelでは必要な計算だけを行います。


表の体裁はPowerPointで!

Excelで必要な計算を済ませたら、それを、PowerPointにコピー&ペーストします。

ここで、表を使って伝えたいことは次の2パターンですから、それぞれの内容が伝わりやすくなるように表の体裁を整えていきましょう。

① 自分が伝えたい内容は、今回の得点と平均点との差である
② 自分が伝えたい内容は、今回の得点と前回の得点との差である

① 自分が論じたい内容は今回の得点と平均点との差である

平均点との差を追加した表

見出しのセルを結合し、列を並べ替えたりしています。また、今回の得点の列と平均点との差の列を隣同士に並べ、平均点との差に色をつけました。

② 自分が論じたい内容は今回の得点と前回の得点との差である

① と列の並びを変えています。

前回との差を追加した表

今回の得点の列と前回の得点との差の列を隣同士に並べ、前回との差に色をつけました。

大事なことは

自分が伝えたい内容が伝わりやすいように表を整えること!

です。表の体裁を整えるときは、常に「何を伝えたいか!」を意識するようにしましょう。

伝えたい内容が伝わりやすい表を作成しておけば、プレゼンのとき「ご覧の通り…」って言えるね!


研究の場で使うデータは慎重に扱おう!

研究の場で使うデータは慎重に扱う必要があります。計算はExcelで実行し、表の体裁はPowerPointで整えるようにすると、Excel上にある元データを壊してしまうなどのミスを防ぐことができます。また、Excelで再計算しなければならなくなったときに余計な手間も省けます。

でも、わざわざPowerPointを使うのは面倒くさい気がする!

でも、Excelを使って行や列の順番を入れ替えたりセルを結合したりなどの作業をしていると、元データがわからなくなってしまうことがあります。行や列の数が20、30、…、100と増えていくにつれて混乱します。万が一にも、元データが壊れてしまったら取り返しがつきません。研究の場では、元データは慎重に扱う必要があります。

計算はExcel、表の体裁はPowerPointと作業を分けることによって大切なデータを守ることができますね。

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まとめ

研究論文や研究発表の場で数字を扱うときは、積極的に表を活用しましょう。文章で説明するよりも表を使って説明する方がわかりやすいです。

ただし、表の体裁を整えるときは、PowerPointを利用することをお勧めします。計算はExcel、表の体裁はPowerPointと作業を分けることによって、Excel上にある大切なデータを守ることができます。

また、表の体裁を整えるときには「表を使って何を伝えたいか!」を常に意識するようにしましょう。研究論文や研究発表の場で利用する表は、伝えたい内容が伝わりやすいよう工夫することが大切です。


 

PowerPointって、結構、使えるソフトウェアですから、いろいろ試してみることをお勧めします!

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